Dokument prawny

Polityka prywatności i ochrony danych osobowych

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności i ochrony danych osobowych określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Delftek Systems sp. z o.o. (dalej: Spółka), w szczególności w związku z korzystaniem z serwisów internetowych Spółki (delftek.pl oraz doradztwo-cat.pl – marka Doradztwo CAT), kontaktem ze Spółką, realizacją usług doradczych, szkoleniowych, audytowych i informatycznych oraz współpracą z klientami i kontrahentami.

2. Polityka została opracowana z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), właściwych przepisów prawa polskiego oraz innych regulacji mających zastosowanie do działalności Spółki.

3. Celem Polityki jest zapewnienie przejrzystości przetwarzania danych, ochrony praw osób, których dane dotyczą, oraz określenie podstawowych zasad postępowania z danymi osobowymi.

4. Polityka dotyczy osób odwiedzających serwis internetowy, osób kontaktujących się ze Spółką, klientów, potencjalnych klientów, przedstawicieli kontrahentów, uczestników szkoleń oraz innych osób, których dane Spółka przetwarza w związku ze swoją działalnością.

5. W przypadku odrębnych obowiązków informacyjnych, wynikających ze specyfiki danej relacji lub procesu, zastosowanie mogą mieć również dodatkowe klauzule informacyjne.

§ 2. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest:

Delftek Systems spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Delftek Systems sp. z o.o.)

Adres siedziby: ul. Kijowska 44, 85-703 Bydgoszcz

KRS: 0001146059

NIP: 5543031444

REGON: 540492947

2. Kontakt z Administratorem jest możliwy za pośrednictwem następujących danych:

E-mail: biuro@delftek.pl

Telefon: +48 798 644 443

3. Administrator określa cele i sposoby przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim pełni funkcję administratora danych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

4. W przypadku usług, w ramach których Spółka przetwarza dane w imieniu klienta, role stron i zasady przetwarzania określa odpowiednia umowa, w tym – jeżeli jest wymagana – umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

§ 3. Osoba odpowiedzialna za ochronę danych osobowych

1. Spółka nie wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych (IOD).

2. Spółka samodzielnie organizuje i realizuje obowiązki związane z ochroną danych osobowych, działając za pośrednictwem osób upoważnionych i odpowiedzialnych za poszczególne obszary działalności.

3. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz ochrony danych należy kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych wskazanych w § 2.

§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

1. Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w określonych, zgodnych z prawem celach oraz w zakresie niezbędnym do ich realizacji.

2. W zależności od charakteru kontaktu lub współpracy dane mogą być przetwarzane w celu:

a) udzielenia odpowiedzi na zapytania przesłane telefonicznie, pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem formularza kontaktowego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w odpowiednich przypadkach również art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

b) podjęcia działań przed zawarciem umowy, zawarcia i realizacji umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

c) wypełnienia obowiązków prawnych, w tym podatkowych i rachunkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

d) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

e) zapewnienia bezpieczeństwa serwisu internetowego, obsługi technicznej oraz ochrony przed nadużyciami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, o ile przetwarzanie jest niezbędne i proporcjonalne;

f) organizacji i realizacji szkoleń, audytów, usług doradczych i informatycznych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO, zależnie od rodzaju relacji;

g) prowadzenia działań marketingowych – wyłącznie w przypadku, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna oraz, jeżeli wymagają tego przepisy, uzyskano uprzednią zgodę;

h) realizacji innych obowiązków wynikających z przepisów prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, osoba, której dane dotyczą, może ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4. W przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administrator uwzględnia prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, oraz dokonuje oceny, czy interes Administratora nie jest nadrzędny wobec tych praw i wolności.

§ 5. Zakres przetwarzanych danych

1. Zakres przetwarzanych danych zależy od celu, w jakim są one pozyskiwane, oraz od charakteru relacji z daną osobą.

2. Spółka może przetwarzać w szczególności:

a) dane identyfikacyjne, takie jak imię i nazwisko;

b) dane kontaktowe, takie jak adres e-mail, numer telefonu i adres korespondencyjny;

c) dane związane z reprezentowaniem klienta lub kontrahenta, w tym stanowisko służbowe i dane firmowe;

d) dane dotyczące zapytań, zamówień, umów, szkoleń, audytów i realizowanych usług;

e) dane rozliczeniowe i księgowe, jeżeli są niezbędne do realizacji obowiązków prawnych lub umownych;

f) dane techniczne dotyczące korzystania z serwisu, w tym logi serwera zawierające m.in. adres IP, datę i godzinę wizyty oraz typ przeglądarki, w zakresie wynikającym z konfiguracji serwera, zabezpieczeń oraz zastosowanych technologii.

3. Spółka nie powinna gromadzić danych nadmiarowych ani pozyskiwać danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, chyba że istnieje odpowiednia podstawa prawna i jest to rzeczywiście niezbędne.

4. Podanie danych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach niezbędne do udzielenia odpowiedzi, zawarcia umowy, realizacji usługi lub wykonania obowiązku prawnego.

§ 6. Formularz kontaktowy i komunikacja

1. Osoba kontaktująca się ze Spółką może przekazać dane za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej, telefonu lub innego udostępnionego kanału komunikacji.

2. Za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie Spółka zbiera: imię lub nazwę firmy, adres e-mail, wybrany temat zapytania oraz treść wiadomości.

3. Dane są wykorzystywane w celu obsługi zapytania, prowadzenia korespondencji i – w razie potrzeby – podjęcia działań związanych z zawarciem lub realizacją umowy.

4. Formularz kontaktowy jest technicznie obsługiwany przez zewnętrznego dostawcę usługi przekazywania wiadomości e-mail – FormSubmit (Devro LABS). Dane wpisane w formularzu są przekazywane temu dostawcy w celu doręczenia wiadomości na adres e-mail Spółki; zgodnie z oświadczeniem dostawcy przetwarza on te dane wyłącznie w celu świadczenia tej usługi. Informacje o możliwym przetwarzaniu danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym zawiera § 8.

5. Zaznaczenie pola przy formularzu stanowi:

a) potwierdzenie zapoznania się z niniejszą Polityką;

b) wyraźną zgodę na przekazanie danych z formularza dostawcy wskazanemu w ust. 4, który może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, po poinformowaniu o związanym z tym ryzyku (§ 8 ust. 2) – na podstawie art. 49 ust. 1 lit. a RODO.

Podstawą przetwarzania danych z formularza przez Spółkę nie jest zgoda, lecz podstawy wskazane w § 4 ust. 2 lit. a.

6. Zakres danych zbieranych za pośrednictwem formularza powinien być ograniczony do informacji niezbędnych do obsługi zapytania.

7. Treść zapytania może zawierać dane osobowe osób trzecich. Osoba przekazująca takie dane powinna upewnić się, że ma podstawę do ich udostępnienia.

8. Dane z korespondencji są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres wynikający z obowiązków prawnych lub uzasadnionej potrzeby zabezpieczenia roszczeń.

§ 7. Odbiorcy danych osobowych

1. Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom wspierającym Spółkę w prowadzeniu działalności, jeżeli jest to niezbędne i zgodne z prawem.

2. Odbiorcami danych mogą być, zależnie od faktycznie wykorzystywanych usług:

a) dostawcy hostingu, serwerów i usług domenowych;

b) dostawcy usług poczty elektronicznej i narzędzi informatycznych, w tym dostawca usługi obsługi formularza kontaktowego (FormSubmit);

c) podmioty świadczące obsługę księgową, prawną lub doradczą;

d) dostawcy usług serwisowych, informatycznych i bezpieczeństwa;

e) podmioty uczestniczące w realizacji umów, jeżeli jest to niezbędne;

f) organy publiczne i inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

3. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Spółki powinny działać na podstawie odpowiednich umów i zgodnie z instrukcjami Administratora.

4. Wykaz odbiorców oraz zakres przekazywanych danych zależą od rzeczywistych procesów i umów obowiązujących w Spółce.

§ 8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba że wynika to z wykorzystywanych usług lub jest niezbędne do realizacji określonego procesu.

2. Dostawca usługi obsługi formularza kontaktowego (FormSubmit, Devro LABS) nie wskazuje publicznie lokalizacji przetwarzania danych ani zastosowanych zabezpieczeń. Nie można zatem wykluczyć, że dane wpisane w formularzu są przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w państwie, w którym nie stwierdzono odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych. Ryzyko polega na tym, że poziom ochrony może być niższy niż w EOG, a dochodzenie praw wobec dostawcy – utrudnione.

3. Przekazanie danych dostawcy formularza następuje wyłącznie z inicjatywy osoby wypełniającej formularz, po zaznaczeniu pola, o którym mowa w § 6 ust. 5, i opiera się na jej wyraźnej zgodzie (art. 49 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z Administratorem; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4. Osoba, która nie wyraża zgody na takie przekazanie, może skontaktować się ze Spółką pocztą elektroniczną lub telefonicznie (dane w § 2 ust. 2) – dane przekazane tą drogą nie trafiają do dostawcy formularza.

5. Jeżeli dochodzi do przekazywania danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, przekazywanie odbywa się zgodnie z rozdziałem V RODO, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych prawem.

6. Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać informacje o właściwych zabezpieczeniach, jeżeli mają zastosowanie, kontaktując się z Administratorem.

§ 9. Okres przechowywania danych

1. Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.

2. Okres przechowywania zależy od rodzaju danych i celu ich przetwarzania, w szczególności:

a) korespondencja i zapytania – przez czas niezbędny do obsługi sprawy, a następnie, jeżeli jest to uzasadnione, przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń;

b) dane związane z umowami – przez czas realizacji umowy, a następnie przez okres wymagany do rozliczeń oraz zabezpieczenia roszczeń;

c) dokumentacja księgowa i podatkowa – przez okres wynikający z właściwych przepisów;

d) dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania, o ile nie istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania;

e) dane techniczne i logi systemowe – przez okres wynikający z potrzeb bezpieczeństwa, konfiguracji systemów i zasad ich eksploatacji; w przypadku logów serwera strony internetowej – przez okres określony przez dostawcę hostingu.

3. Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze ich przechowywanie jest wymagane przez prawo.

4. Szczegółowe okresy retencji są określone w wewnętrznych zasadach przechowywania i usuwania danych.

§ 10. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują – w zakresie wynikającym z RODO – następujące prawa:

a) prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii;

b) prawo do sprostowania danych nieprawdziwych lub uzupełnienia danych niekompletnych;

c) prawo do usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w przepisach;

d) prawo do ograniczenia przetwarzania;

e) prawo do przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany, a przepisy przewidują takie uprawnienie;

f) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby;

g) prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli dane są przetwarzane na jej podstawie;

h) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

2. Realizacja praw odbywa się z uwzględnieniem warunków, ograniczeń i wyjątków określonych w przepisach prawa.

3. W celu skorzystania z praw należy skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych wskazanych w § 2.

4. Administrator może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy, jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do jego tożsamości.

5. Odpowiedź na żądanie jest udzielana bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca od jego otrzymania. W przypadkach przewidzianych w RODO termin może zostać przedłużony, o czym osoba zostanie poinformowana.

§ 11. Skarga do organu nadzorczego

1. Osoba, która uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy prawa, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

2. Aktualne dane kontaktowe organu nadzorczego są dostępne na oficjalnej stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych: https://uodo.gov.pl.

3. Skorzystanie z prawa do wniesienia skargi nie wyłącza innych uprawnień przewidzianych przepisami prawa.

§ 12. Pliki cookies, podobne technologie i logi serwera

1. Serwisy internetowe Spółki nie wykorzystują plików cookies. Spółka nie korzysta z narzędzi analitycznych, reklamowych ani śledzących i nie osadza w serwisie treści z serwisów zewnętrznych (np. map, filmów czy wtyczek mediów społecznościowych). Czcionki są ładowane z serwera Spółki.

2. Jedyną informacją zapisywaną w przeglądarce użytkownika jest informacja o zamknięciu komunikatu o plikach cookies. Jest ona zapisywana w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage) pod nazwą „cookie-consent”, aby komunikat nie wyświetlał się przy każdej wizycie. Zapis zawiera wyłącznie tę informację i datę jej zapisania, nie zawiera danych osobowych i nie jest przesyłany do Spółki ani do podmiotów trzecich. Jest niezbędny do działania tej funkcji serwisu.

3. Komunikat można ponownie wyświetlić za pomocą linku „Pliki cookie” w stopce serwisu, a zapisaną informację usunąć w ustawieniach przeglądarki.

4. Pliki cookies mogą być sesyjne, usuwane po zamknięciu przeglądarki, lub trwałe, przechowywane przez określony czas albo do momentu ich usunięcia przez użytkownika.

5. W zakresie, w jakim wymagają tego przepisy, zapisywanie informacji na urządzeniu użytkownika lub uzyskiwanie dostępu do nich odbywa się po uzyskaniu uprzedniej zgody użytkownika, z wyjątkiem technologii niezbędnych do transmisji komunikatu lub świadczenia usługi żądanej przez użytkownika.

6. Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień przeglądarki. Ograniczenie stosowania niektórych plików cookies może wpłynąć na funkcjonowanie wybranych elementów serwisu.

7. Jeżeli w przyszłości Spółka zacznie korzystać z narzędzi analitycznych lub innych plików cookies, zaktualizuje Politykę i poprosi o zgodę użytkownika przed ich użyciem.

8. Logi serwera. Serwer dostawcy hostingu automatycznie zapisuje w dziennikach (logach) podstawowe informacje techniczne o połączeniach, m.in. adres IP, datę i godzinę wizyty oraz typ przeglądarki. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celu zapewnienia prawidłowego działania i bezpieczeństwa serwisu (prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO), nie służą do identyfikowania odwiedzających i są przechowywane przez okres określony przez dostawcę hostingu.

§ 13. Marketing i komunikacja elektroniczna

1. Dane osobowe mogą być wykorzystywane do celów marketingowych wyłącznie w zakresie zgodnym z prawem i po spełnieniu wymogów dotyczących podstawy przetwarzania danych oraz wymaganych zgód.

2. Wysyłanie informacji handlowych lub prowadzenie marketingu z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej może wymagać odrębnej uprzedniej zgody, zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do danego kanału komunikacji.

3. Zgoda na otrzymywanie informacji handlowych, jeżeli jest wymagana, powinna być dobrowolna, konkretna, świadoma i możliwa do wycofania.

§ 14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

1. Spółka nie podejmuje wobec osób fizycznych decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływają, chyba że zostanie wdrożony taki proces zgodnie z obowiązującymi przepisami.

2. Jeżeli w przyszłości Spółka wdroży procesy zautomatyzowanego podejmowania decyzji lub profilowania, odpowiednie informacje zostaną przekazane osobom, których dane dotyczą, zgodnie z wymaganiami prawa.

§ 15. Bezpieczeństwo danych osobowych

1. Spółka stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, z uwzględnieniem charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz prawdopodobieństwa i wagi zagrożeń.

2. Środki te mogą obejmować w szczególności:

a) ograniczanie dostępu do danych do osób upoważnionych;

b) stosowanie odpowiednich zabezpieczeń systemów informatycznych;

c) ochronę danych przed przypadkowym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem;

d) zobowiązanie osób upoważnionych do zachowania poufności;

e) weryfikację dostawców i podmiotów przetwarzających dane;

f) reagowanie na incydenty i naruszenia ochrony danych osobowych;

g) okresową ocenę adekwatności przyjętych środków bezpieczeństwa.

3. Szczegółowe rozwiązania organizacyjne i techniczne są określane w dokumentacji wewnętrznej Spółki.

4. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Spółka dokonuje oceny zdarzenia oraz realizuje obowiązki wynikające z RODO, w tym obowiązek zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu i zawiadomienia osób, których dane dotyczą.

§ 16. Linki do innych stron internetowych

1. Serwis może zawierać odnośniki do zewnętrznych stron internetowych.

2. Spółka nie odpowiada za zasady przetwarzania danych ani za treść polityk prywatności stosowanych przez niezależnych operatorów tych stron.

3. Przed skorzystaniem z zewnętrznej strony użytkownik powinien zapoznać się z jej zasadami prywatności.

§ 17. Zmiany Polityki

1. Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian organizacyjnych lub technologicznych, zmian zakresu świadczonych usług albo zmian sposobu przetwarzania danych osobowych.

2. Aktualna wersja Polityki jest publikowana w serwisie internetowym Spółki.

3. Zmiany obowiązują od daty wskazanej w zaktualizowanej wersji, chyba że przepisy prawa wymagają innego sposobu postępowania.

§ 18. Postanowienia końcowe

1. Polityka ma charakter informacyjny i nie zastępuje obowiązku spełniania odrębnych obowiązków informacyjnych, jeżeli są one wymagane dla konkretnych procesów przetwarzania danych.

2. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią Polityki a bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa zastosowanie mają przepisy prawa.

Wersja z dnia 20 października 2026 r.